Regolamento GASSOSA
insieme di buone prassi a fondamento delle relazioni del Gruppo di Acquisto Solidale
(modificabile nei tempi e nei modi che si renderanno necessari in relazione alla auspicabile evoluzione del Gassosa)
Introduzione
Può aderire al Gruppo di Acquisto Solidale (GAS) GASSOSA chiunque, a titolo personale o come nucleo familiare, condivida le finalità e i metodi del Gruppo, il Documento base dei GAS del luglio 1999 e si impegni a rispettarne il carattere solidaristico.
Agli aderenti al GAS è richiesto di diventare soci dell’Associazione “ GASSOSA “, dopo
averne letto e condiviso lo statuto, il regolamento e la carta dei criteri, compilando il modulo di adesione e versando una quota annua, stabilita di anno in anno dall’Assemblea, per costituire un fondo cassa per spese organizzative.
Gli aderenti al GAS sono invitati a partecipare alle attività e ai vari incontri concordati.
Addendum deliberato alla assemblea del 27 giugno 2015:
L’Assemblea dei soci rappresenta l’organo decisionale dell’Associazione.
I suoi compiti sono:
– deliberare su tutto quanto riguarda la gestione dell’Associazione e su qualsiasi proposta che non sia di pertinenza dell’Assemblea straordinaria;
– eleggere il Consiglio Direttivo;
– approvare il rendiconto economico-finanziario;
– approvare i programmi delle attività da svolgere;
– approvare gli eventuali regolamenti e le modifiche;
– deliberare in merito all’esclusione dei soci.
Riguardo il Consiglio Direttivo e le modalità del suo rinnovo, al fine di garantire sia il ricambio degli incarichi sia la continuità dei progetti e delle prassi, quanto scritto nell’articolo 19 dello statuto viene messo in atto intendendo per “Amministratori” le sole figure del Presidente, Vicepresidente e Tesoriere e pertanto riservando esclusivamente a tali incarichi la necessità di rinnovo nell’ambito massimo di due mandati consecutivi. In pratica tutti i componenti del CD sono rieleggibili ma l’incarico di Presidente, Vicepresidente e Tesoriere non può essere ricoperto dalla stessa persona per più di 2 mandati consecutivi equivalenti a 4 anni.
Le prestazioni degli aderenti al GAS, per i fini del gruppo stesso, sono da ritenersi di
volontariato e quindi gratuite. Tali prestazioni vanno intese non come servizio reso ad altre
persone/famiglie, bensì come condivisione di responsabilità.
Agli aderenti al GAS è proposto di diventare soci della Cooperativa Mondo Solidale, prima Cooperativa marchigiana di commercio equo e solidale, che ha come obiettivo quello di svolgere attività di commercializzazione all’ingrosso ed al minuto di prodotti alimentari e non, provenienti prevalentemente dai Paesi in Via di Sviluppo allo scopo di favorire tali produzioni e consentire in tal modo alle popolazioni di quei Paesi di migliorare le proprie condizioni di vita.
E’ altresì proposto di diventare soci della Associazione AltraEco – Centro Altra Economia Recanati – la cui finalità è quella di favorire nel territorio lo sviluppo dell’economia etica e solidale intesa come sistema di relazioni economiche e sociali che pone l’uomo e l’ambiente al centro, cercando di coniugare sviluppo con equità, occupazione con solidarietà e risparmio con qualità. Un sistema in cui la relazione è al primo posto rispetto al profitto, dove all’individualismo si contrappone un approccio basato sulla gratuità, sulla condivisione, in rete.
Regole generali
1) Come iscriversi al Gas:
L’’iscrizione potrà essere fatta durante o dopo la partecipazione ad una riunione, dove a carico del Gruppo Accoglienza verranno esposti i principi e i fini del Gas. Confermata l’iscrizione, il socio del GAS ha la possibilità di accesso sul sito ed alla mailing list per gli acquisti dai vari fornitori. La gestione degli ordini avviene di regola attraverso internet o mailing list ( lista chiusa con accesso riservato ai soli soci iscritti ). Ogni associato ha una pagina personalizzata in cui può trasmettere i suoi ordini, controllarne lo stato e verificare la situazione contabile. Attraverso internet inoltre tutti ricevono informazioni sul calendario ordini e sulle iniziative del gruppo
L’appartenenza al Gas non è condizionata all’uso o alla conoscenza del computer ma è ovvio che questa facilita la possibilità di fare ordini, di scambiare opinioni e di tenersi in contatto con gli altri membri del gruppo.
2) Ci si riunisce mediamente ogni 2 – 4 settimane ( in base alle necessità ), di solito di venerdì sera, e ogni 3 – 4 mesi si cerca di organizzare una mezza giornata con pranzo o cena condivisi. In ogni caso alla fine di ogni riunione viene fissato il giorno della successiva che sarà riportato nel verbale.
3) All’inizio di ogni incontro il facilitatore di turno, designato dalla riunione precedente, dà inizio alla riunione leggendo l’ordine del giorno e individuando un verbalizzatore. Durante la riunione, il facilitatore ha il compito di moderare gli interventi e di far rispettare i tempi previsti dai punti dell’o.d.g. Infine, conclude la riunione fissando la data della riunione successiva, gli eventuali argomenti in discussione e il suo facilitatore che si incaricherà di ricordarla con l’ordine del giorno nei tempi appropriati.
4) Vengono prese le decisioni esclusivamente con il metodo del consenso. Per scelte ritenute ordinarie o semplici per la vita del gruppo, la decisione della riunione è finale. Per scelte importanti o straordinarie, si cerca il più ampio coinvolgimento: ciò che si è deciso alla riunione viene pubblicato da chi ha avuto il compito di verbalizzare sulla mailing list o sul forum del sito; se nessuno si oppone alla decisione entro la data della riunione successiva, questa viene considerata definitiva. In caso contrario, la decisione viene rimessa in discussione e chi ha suscitato i dubbi è invitato a partecipare alla riunione ed esporre le sue ragioni.
5) E’ membro attivo del GAS con la responsabilità di partecipare ai processi decisionali chi aderisce ai principi etici che ispirano il gruppo diventandone socio E’ altresì irrinunciabile che il socio, compatibilmente con le proprie esigenze, si impegni a trovare modalità condivise di partecipazione mettendo a disposizione il proprio tempo e le proprie competenze per contribuire al funzionamento e alla crescita del Gruppo.
Addendum deliberato alla Assemblea del 27 giugno 2015:
E’ diventata consuetudine e buona prassi sollecitare la partecipazione dei soci che lo desiderano alle riunioni del Consiglio Direttivo che pertanto sono “ aperte “ a tutti; le decisioni rimangono responsabilità del CD che dovrà tenere in considerazione le diverse opinioni ed esperienze affinché ogni decisione scaturisca dalla pluralità delle idee e con il maggior consenso possibile.
5 a. Entro i primi mesi dell’anno va rinnovata l’iscrizione, pagando la quota annuale. Chi non
provvede a regolarizzare la propria posizione entro un tempo ritenuto congruo verrà invitato a farlo valutando le motivazioni della mancata adesione in un’ottica di inclusione ispirata al carattere solidaristico del Gruppo e trovando con l’interessato la soluzione più idonea.
6) La selezione dei prodotti e/o servizi e dei relativi fornitori dovrà avvenire preferibilmente con le seguenti modalità:
ricerca ( in genere da parte del Gruppo Qualità servendosi anche del supporto del DES e/o di altri GAS ) di vari produttori/fornitori che rispettano i criteri che il Gassosa ha scelto (predilezione di prodotti biologici, predilezione di piccoli fornitori locali che utilizzano materie prime locali, applicano tecniche di produzione a basso impatto sulle risorse naturali, sono disposti a collaborare fattivamente con il Gruppo, ecc);
decisione in riunione del produttore/fornitore da provare;
dopo alcune consegne del prodotto si decide se dare vita ad un progetto di collaborazione con il produttore. In caso affermativo, considerando fondamentale la relazione diretta verrà sollecitato un incontro e/o una visita all’Azienda .
Si stringe così un “ patto “ con il produttore e il prodotto entra nel paniere.
Il GAS può promuovere incontri con esperti con i quali approfondire argomenti su tematiche proprie del gruppo di acquisto.
7) La cadenza degli ordini ai fornitori viene decisa alla riunione ed è dipendente dalla tipologia del prodotto. Tra l’apertura di un ordine e la sua chiusura deve passare almeno un fine settimana.
8) Per ogni produttore viene individuato un referente e almeno un collaboratore che hanno il ruolo di gestire il rapporto fra il Gruppo ed il produttore e di mantenere vivo il progetto di collaborazione. Tale ruolo è su base volontaria, a rotazione, con una durata variabile a seconda che si riferisca ad un prodotto con ordini a cadenza settimanale, mensile o stagionale. E’ auspicabile che tale ruolo abbia una rotazione per favorire la partecipazione attiva di tutti i membri del gruppo e la sua costanza nel tempo.
9) I fornitori effettuano la consegna in un luogo concordato con il referente e chi ha ordinato la merce si impegna, previa comunicazione dell’arrivo dei prodotti sulla mailing list qualche giorno prima, a ritirarla entro e non oltre le successive 24 ore. In caso di mancato ritiro il referente ha la facoltà di decidere la destinazione ad altri soci o ad enti benefici.
Il costo del trasporto di ogni singola consegna verrà addebitato in modo proporzionale alle singole ordinazioni.
10) Effettuazione degli ordini
Il referente del produttore/fornitore invierà per e-mail a tutti i soci del GAS, l’elenco dei prodotti
ordinabili con i relativi prezzi e stabilirà la data entro cui inviare gli ordini all’indirizzo di posta elettronica o al Sito web predisposto e la data e il luogo in cui sarà possibile il ritiro della merce. Questa comunicazione dovrà avvenire per e-mail nel rispetto assoluto dei tempi indicati, in modo da permettere la compilazione di una scheda d’ordine riassuntiva da inoltrare al fornitore.
Se la somma degli importi dei singoli ordini non supera la quota minima richiesta dal fornitore
l’ordine verrà annullato e verrà comunicato.
Nel caso venga superata tale soglia, l’ordine verrà espletato.
Ogni partecipante all’ordine potrà, in base ad accordi individuali, ritirare la merce anche per altri soci entro le 24 ore successive.
11) Fondi per l’acquisto e pagamento
I soci che ordinano i prodotti forniscono preventivamente i fondi necessari per l’acquisto versando una quota sul conto in Banca Etica intestato all’Associazione Gassosa.
In pratica ogni socio è titolare di un “conto personale “ in cui versare anticipatamente un importo congruo alla propria previsione di spesa. Il tesoriere provvede a scalare dal conto personale di ciascun socio l’importo della spesa di volta in volta effettuata.
Colui che è incaricato del pagamento deve farlo nei tempi e modi previsti dal “ patto “ con il produttore.
Non è consentita l’applicazione di una percentuale forfetaria di ricarico sul prezzo dei prodotti.
N.B. Nella fase attuale di transizione a questo sistema di pagamento e gestione della contabilità è ancora valido e praticabile il pagamento di alcuni prodotti tramite contanti ma è auspicabile quanto prima il completo passaggio alla forma del “ conto personale “.
12) Il socio che ordina è pienamente responsabile ed è tenuto a pagare la somma dovuta anche in caso di mancato ritiro.
Qualora un socio si trovi in una condizione di difficoltà economica o di qualunque altro genere è insito nello spirito di solidarietà del GAS, nei modi più opportuni e nel rispetto della privacy e della dignità della persona, cercare di farsene carico.
13) Il referente o chi per lui è incaricato della consegna, è sollevato da qualsiasi tipo di responsabilità in relazione alla qualità dei prodotti e alla loro conservazione.
14) Rimborso e controllo dei prodotti svolto dai soci
Chi sostiene spese direttamente imputabili all’attività del GAS ( trasporti, bonifici, o altro ) ha diritto ad un rimborso da effettuarsi con modalità concordate.
E’ compito del socio:
– controllare la rispondenza della quantità e della qualità dei prodotti con quanto richiesto
nell’ordine ed il relativo importo;
– segnalare al referente le eventuali difformità riscontrate.
15) Conservazione della documentazione
Il referente del produttore a distribuzione avvenuta fornirà al tesoriere la lista dell’ordine effettuato con i relativi importi.
Con tale lista il tesoriere farà l’aggiornamento del conto personale secondo la spesa di ogni socio compreso nella lista.
Il referente di ogni prodotto deve inoltre far pervenire al tesoriere, che provvederà a conservarle, le fatture emesse dal produttore/fornitore.
16) Ai sensi del d.lgs. 196/2003 il GASSOSA è titolare del trattamento dei dati personali in conformità
alla normativa richiamata ed agli obblighi di riservatezza.
In ogni caso i soci che detengono dati personali devono:
– trattarli unicamente per dare esecuzione all’attività di Gruppo di Acquisto Solidale;
– custodirli con diligenza garantendone la massima riservatezza, senza diffonderli o
comunicarli a terzi in mancanza di specifica autorizzazione;
– restituirli e distruggerne le copie in caso di cessazione dell’attività, del singolo o del Gruppo.
17) Limitazioni di responsabilità dei soci e dell’associazione
Premesso che è importante che gli impegni presi dai soci siano portati a termine, qualora insorgano controversie dovranno trovare soluzione ispirandosi ai principi di solidarietà e gratuità del Gruppo.
In ogni caso i soci e l’associazione sono esonerati da ogni responsabilità per i danni cagionati
da vizi dei prodotti acquistati o dalla prestazione di servizi non forniti direttamente.
Appendice: gruppi tematici
Cioè Gruppi di lavoro formati spontaneamente dai soci, modificabili nel tempo secondo le necessità, in correlazione tra loro, funzionali a favorire la partecipazione di tutti ed a concretizzare i progetti espressi dal GAS
Gruppo Accoglienza
Ritenendo importante e fondamentale la relazione tra i soci, il Gassosa si propone di accogliere ed informare le persone attraverso un contatto diretto, meglio se di persona. Il Gassosa non vuole diventare un negozio alternativo solo perché “virtuale” (la gran parte degli ordini si fanno attraverso il sito) bensì vuole proporre un modo alternativo di essere consumatori, più consapevole, critico, ma soprattutto che recuperi la dimensione di socialità che è insita nel rapporto di scambio reso invece impersonale dalla “logica del supermercato”.
Per facilitare l’ingresso nel gruppo e la partecipazione si individueranno dei referenti che si identificano in un Gruppo Accoglienza, che siano disponibili a spiegare ed illustrare alle persone nuove gli obiettivi e le modalità organizzative del gruppo. Tale processo può avvenire durante una riunione o preferibilmente in altri momenti specificamente dedicati.
Gruppo Qualità
Il Gruppo qualità si occupa della ricerca, selezione e promozione dei fornitori, utilizzando anche l’apporto di esperti dei vari settori.
Nella ricerca di mantenere sempre in equilibrio il rapporto produttore, referente e consumatore, gli appartenenti al gruppo qualità – facendo riferimento alla carta dei Criteri che rappresenta lo strumento fondamentale per valutare il produttore e per scegliere in modo ragionato e non a “sentimento “ – cercano di valutare il soddisfacimento dei principi che il Gas si propone attraverso la ricerca di prodotti preferibilmente biologici di qualità, che incontrano il favore della maggior parte degli aderenti al Gas. Se questi parametri nel corso del tempo dovessero perdere di valore, ( qualità non costante del prodotto o dei rapporti con il produttore, ecc ) il gruppo qualità interviene sollecitando il referente a verificare personalmente attraverso il rapporto diretto con il produttore le ragioni sottese ai problemi individuati e a promuovere le soluzioni.
Favorisce l’organizzazione di incontri tra i Soci ed i Produttori, e di visite presso i Produttori.
Il gruppo Qualità dovrebbe anche controllare la rispondenza ai principi del gruppo dei produttori che spesso si autosegnalano ai vari referenti.
Il gruppo qualità cercherà infine, attraverso la formulazione di nuovi sondaggi, di capire e preventivare i consumi dell’insieme degli aderenti al Gas, in relazione ad un determinato nuovo prodotto da proporre all’Assemblea o alla rimodulazione dell’offerta di un prodotto già in paniere.
Gruppo Logistica e Informatica (Punti di Ritiro e Sito Internet)
Si occupa della gestione ed organizzazione dei Punti di Ritiro favorendo una turnazione tra i soci per le pulizie e la sistemazione dei locali che sono stati messi a disposizione.
Fornisce informazioni e supporto organizzativo nel caso di apertura di nuovi punti di ritiro.
Si occupa, inoltre, degli aspetti tecnologici e di usabilità del sito Web dell’Associazione, in
cui é possibile fare acquisti online.
Si occupa anche di sviluppare la cultura informatica, e di fornire supporto ed istruzione ai
Soci e Fornitori che ne abbiano bisogno.
Gruppo Relazioni Esterne – Comunicazione e cultura
Si occupa di diffondere, all’interno e all’esterno dell’Associazione, i concetti base e la
filosofia dei Gruppi di Acquisto solidale.
Crea occasioni di incontro, formazione, conoscenza sulle tematiche dell’acquisto
consapevole, del consumo critico e di altre tematiche affini, aperti sia ai Soci che al
territorio.
Favorisce la comunicazione tra i Soci.
Organizza la festa annuale dell’Associazione e di altri momenti conviviali.
Gestisce i rapporti con i media, curando la corretta diffusione della cultura dei Gruppi di
Acquisto Solidale.
Cura i contatti con altre Associazioni con finalità affine, ed i collegamenti con il DES, la REES Marche e la Rete Nazionale GAS.
Gruppo Tesoreria/Contabilità
Coadiuva il Tesoriere nella gestione della cassa e degli altri adempimenti amministrativi dell’Associazione.